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如何正确使用企业邮箱

来源:138企业邮箱   分类:邮箱技术研究 331

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企业邮箱使用规范应该怎样制定?企业邮箱是员工开展内外交流与沟通的重要工具,规范使用企业邮箱对提升企业整体形象有着积极作用。那么我们应该怎样制订企业邮箱企业邮箱使用规范呢?

企业邮箱使用规范范本

1、制定目的

为了规范公司邮箱管理,正确使用和利用邮箱普通,充分发挥企业邮箱的作用,最大限度地提高邮箱的使用率。

2、适用范围

本制度适用于xx全体员工(含分公司)。

3、权责

3.1 行政部负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护;

3.2企业邮箱 各部门(中心)员工是负责正确使用企业邮箱;

3.3 运维工程师负责公司邮件资料的保密,保证邮箱资料更新及时准确

4、具体规定

4.1、新人培训

行政部前台工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱,并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训

4.2、账号开通

密码管理:企业邮箱开通后,使用者可登录邮箱网络地址,比如“mail.west.cn”,输入分配的个人用户名和密码登陆邮箱,并在第一时间进行密码更改,以确保邮箱的安全性。

签名管理:在邮箱设置里,设定个人签名,使用公司统一的格式(包含:电话、传真、收集、邮箱、公司名称、公司网址、地址、logo等)

4.3、邮件收发

公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件,在外出差的同事对邮箱设置“邮件到达短信提醒功能”,以便及时处理公务。

4.4、邮件撰写

4.4.1 称呼:可以称呼对方姓名及身份,注意如果发给多人的话,有时还要注意一个顺序问题。

4.4.2 确保无错别字,表述准确,尽量避免有歧义的词语。

4.4.3 表述有条理。需要谈多件事情时,用1、2、3、4、等标识。

4.4.4 合理使用大写、加粗、字体颜色等功能,以突出重点。

4.4.5 使用结束语。如有任何问题请随时联系我;或显示诚恳和感谢,如:此致敬礼、祝商祺等。

4.5 邮箱管理

4.5.1 运维工程师根据公司对邮箱管理的安全需求、风险评估后的安全隐患提交解决方案、风险管理控制措施等;

4.5.2 及时给各部门提供邮箱各类技术支持,保证各部门工作顺利开展;

4.5.3 定期检查邮箱的使用情况,对不按规定使用邮箱的员工给予口头警告,三次以上的关闭其邮箱使用权;

4.5.4 定期更新、删除邮箱名单,确保邮箱资料的准确率;

4.5.5 根据公司发展的需要和要求,对邮箱设置及时做出调整;

4.5.6 定期维护和检查外企业邮箱部托管机器、设备,保证正常运行;

4.5.7 对邮箱的申请资料,应认真审核,确保审批正确、资料正确、申请符合性企业邮箱等。

5、本规定最终解释权归行政部,此前与本规定相冲突者,均以本规定为准。

6、本规定自文件发布之日起正式生效执行。

7、相关附件

附件1:企业邮箱申请企业邮箱

附件2:企业邮箱签名模板

xx公司行政部

xx年xx月xx日

以上是138企业邮箱对“企业邮箱使用规范”的详细讲解

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