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外贸邮件中必须注意的细节,你忽略了哪些?

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本来不想写太细节的东西以免束缚了大家的思维,但从我近段时间收到的邮件看,还存在着蛮多问题,所以本文为大家整理了外贸邮件的一些细节。
邮件主题
许多人对于主题并不是很在意,但在这个快节奏社会,一个好的主题能更好地吸引客户的关注,帮助客户决定是否要打开邮件,并且让客户在未来需要检索过往邮件的时候更容易看到这封邮件。
这里分为两种情况,一种是相对熟悉的客户,一种是陌生的客户。
相对熟悉的客户:在主题中点出正文的大意即可,例如Quotation of A/C from XXX-20170626。既方便用户明确你的邮件主旨,还能让他今后还有需要的时候快速找到你,多次合作,何乐而不为呢?
相对陌生的客户:我看到不少人把自己的公司名字作为主题,个人认为这样的主题不是最好的。我建议主题中最好包含自己的产品名字。因为客户每天都会收到许多来自陌生供应商的邮件,扫一眼邮件主题就发现是和他的生意相关的,他当然会优先打开你的邮件。
发件人
这里的发件人指的是当客户收到你邮件的时候,和主题在一起显示的发件人信息。常规来说,大家会用自己的英文名字作为发件人,但我认为,在名字后面加上自己的公司名字甚至产品名字效果会更好一些,提高客户对你的辨识度。
邮件正文
客户给你回复的邮件用的是什么字体、什么字号、怎样的排版,代表了对方的偏好,虽说我们不一定就要完全按着客户的版式来,但至少不要到让客户看一眼都觉得烦的地步。所有杂乱无章的,大小写乱来的,字体字号不统一的,这里一堆红色那里一堆蓝色的,都很难吸引别人阅读的欲望,更加会给客户留下不严谨不专业的印象。
其次,关于要不要在邮件正文中放图片或者表格的问题,我的看法是这样的:
1.陌生客户就最好不要了,以防被对方的服务器当成垃圾邮件。
2.已经有一定来往的客户,直接在邮件正文中放图片或表格,有着非常直观的效果,但前提是图片和表格仅仅作为直观展示的作用,而且表格中的各项汇总数据,例如总金额总数量之类的你全部都做好了,客户只需要看就行。而那些客户可能需要另存为或者修改之类的东西,例如报价表,就最好还是采用附件的形式。
邮件签名
说说是否要在签名档放邮箱地址的问题。有人可能会觉得既然客户收到了我的邮件,那他自然就知道了我的邮箱地址是多少,在签名档放的话太多余,但在许多公司,邮件往往会被转发来转发去,有时候由于某个人的客户端设置问题就会导致你邮箱地址消失,反正在签名档加个邮箱地址又不碍事,我们干嘛不把这种可能性直接扼杀在摇篮中?
附件
有些供应商发出去的附件,其命名往往是一堆对客户来说毫无意义的东西,例如产品图片用的是只有自己才能看得懂的产品型号,或者从相机导出来的时候叫什么文件名就用什么文件名。建议:
1.命名要让对方能轻易看懂这到底是个什么文件,假如是测试报告,是什么产品什么型号什么时候的测试报告。
2.最好做到让对方另存为的时候不再需要更改文件名。
3.邮件正文中最好对附件有一个描述。
最后的最后,稍微总结一下:
1.发邮件的目的是要产生效果,尽量站在收信人的角度思考,我们才能确保效果的最大化。
2.TOP SALES并不意味着就是能说会道,让客户事无巨细都能有如沐春风的感觉,也是一种重要的特质,与人方便,最后总会给自己带来方便。
3.处理好邮件的细节不一定就能带来订单,但一定能让客户更好地记住你这个人。

4.把客户当成傻瓜一样来对待,事事为他考虑周全,总有一天客户会真变成傻瓜一样离不开你。

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