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警惕!发送电子邮件时,千万不要犯这些常见错误!

来源:138企业邮箱   分类:企业邮箱安全 13378

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  电子邮件会影响我们的个人品牌。据说,一个职场人平均每天收到121封邮件,一年的邮件加起来简直就像雪崩一样,难怪我们对邮件方面的影响已经有些麻木。通常情况下,我们会花上几个小时来美化自己的LinkedIn个人资料、修改简历,然而却因为赶时间而匆忙地把一封不知所云的邮件发了出去。“从我的个人设备发送,请忽略错别字”等说明不能成为“免死金牌”,也不能被当作草率写邮件的借口。

  有没有想过,你正在通过邮件传达什么样的个人品牌?是时候认真考虑一下了。你发送的每封电子邮件都会影响你的职场声誉。

  邮件太长,难以消化

  你的邮件是不是像《罪与罚》(Crime and Punishment,俄国作家陀思妥耶夫斯基创作的长篇小说——译者注)那样,长得要分为12个部分呢?你是不是会把对方想知道的背景全都写进去呢?虽然背景对于理解内容至关重要,但是要记住,对方需要知道的,只是所有信息的一小部分而已。成年人的注意力只有8秒,所以每一刻都很重要:直接切入重点就好了。

  邮件抄送很多人

  你是不是已经习惯把邮件抄送给许多人?如果是这样,你就要问问自己,究竟谁才真正需要接收到这封邮件?在许多企业中,形成了一种利用“过度抄送”以保护自己的政治文化。记住,你发送的每封邮件都会增加其他抄送人的邮件负担,特别是当其中一个收件人决定“全部回复”时。

  邮件内容不完整

  虽然要长话短说,但是也不能简要得过于突兀。千万不要在邮件中只写个一词半句,进行思维跳跃,而不考虑对方是否能够跟得上。之前,你是否收到了大量的回复邮件要求澄清问题?如果是这样,就说明你的电子邮件需要更具条理性,以及需要加入更多背景。

  邮件重点不明确

  千万不要让对方像符号学家一样,必须去挖掘你的电子邮件才能找到重要内容。要确保对方知道问题是什么,以及为什么要他回复。尽管我们的工作离不开电子邮件,但是回复邮件并不是什么高深的事务。如果想让读者消化你的信息,甚至采取行动,就要将信息写得简单明了。

  对于如何撰写电子邮件,我们可以从马克·吐温(Mark Twain)的写作风格中得到启发:他开创了一种独特、让人印象深刻的写作风格,另外他还会对文字进行反复编辑,以做到通俗易懂。正如他所说:“任何人都有想法,但是难就难在如何使用精炼的语言而非长篇大论表达出来。”所以,不妨花些时间来优化、打磨邮件,相信你很快就会发现效果已经大幅改善。另外,邮件一定要追求质量而非数量,并不是每封邮件都值得你花费同样的精力。

  不过,千万别效仿马克·吐温的另一个写作风格,那就是坏脾气。其实,人们对电子邮件本身怀有固有偏见。因为人们往往习惯依赖语调、面部表情和身体语言等社交线索,来解读对方的表达;社会神经科学领域已经证明,如果缺乏这些,信息接收者就很容易得出最坏的结论。所以写电子邮件时,你千万要留意各种细节,否则会很容易招致对方的误解,而你就得去收拾残局了。

  从写下一封电子邮件开始,请遵循以下规则:

  在主题一栏明确注明邮件目的。如果在主题前面加上标题(例如【行动】、【通知】)就更好了,这样做能够帮助对方弄明白回复的重点是什么。

  在电子邮件开头就明确提出要求,以防对方没有看到预览以外的内容。这样一来,就在无形中提高了对方理解邮件重点的机会。

  如果要把任务分配给某人或者向某人提出问题,可以在邮件正文中将此人名字加粗,这样就大幅提升了获得所需注意力的机会。

  花些时间,把邮件尽可能写得有礼貌一些,这将帮助对方真正了解你想说的话。

  下次打开电子邮件帐户时,不妨认真看看你的“已发送”文件夹。关于你的个人品牌的一切信息都在里面。如果你对自己的品牌不满意,那么就从现在开始,重新通过电子邮件来打造你的职场声誉,这真的非常重要。

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