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深度解读:企业邮件是否会被即时通讯替代?

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随着网络越来越便捷,即时通信软件QQ、微信、IM的普及,电子邮件会不会被替代是人们不断讨论的话题。其实讨论会不会被替代笔者认为是没有意义的事情,就像高铁的出现,不能说飞机就会被替代;汽车的出现,不能说自行车就会被替代;关键是看在什么场合使用,任何新生事物的出现,只能说更好的填补了某一个场景的空白,让分工更细化。
我们想象几个商业场景,就知道电子邮件会不会被替代了。
比如:甲乙两个公司在合作过程中,甲方需要一份详细的产品报价,以后的所有结算等都是以这份报价为基础的,所以可能未来几个月的都来参考这份报价做事,如果出现纠纷的话,要以报价来划分责任,是报价方出错导致,还是需求方改变问题导致。乙方当然不会把这么重要的资料随便通过即时通信来传递的。
非常显然,这种普遍存在的商业行为中,很难将这种可追溯的、正式的报价用即时通信来代替,因为太随意,不够正规、严谨;有可能会让客户觉得对方实力不够,管理不够正规,从而造成订单流失,带来不必要的风险;但可以在平常的沟通过程中,使用即使通信来辅助交流。
笔者认为至少目前来看,企业邮箱完全被即时通信代替还是不太现实的,我们列下企业邮箱的几个核心功能就知道了:
1. 邮件发出后,对方有没有阅读,发件方可以清晰知道。
比如说138企业邮箱,可以详细的让使用者知道自己的收件的情况,帐号在哪里登录,删除什么样的邮件等,所有的记录都清晰查阅。更有行业领先的邮件追踪技术,能清晰的知道发到对方的邮件对方是否有被阅读,避免了很多不必要纠纷的出现。
2. 企业邮箱无限存储,数据可以永久保存
等于是在公司内部建议一个小型的数据库,需要查询任何资料都可以在邮件里面追溯到之前的邮件内容,方便与客户沟通维护。
3. 员工往来邮件,管理员时时掌握
企业邮箱提供邮件监控功能,员工收发的任何邮件,管理员都可以时时查看到,防止企业风险。员工离职帐号不会被带走,减少员工离职带走客户的风险。
4. 邮件即使被删除也可以恢复
比如138企业邮箱,提供7天内误删除的邮件完整恢复,14天内误删除的帐号也可以恢复,最大限度保障用户的数据安全。
以上仅列举部分邮箱的功能。其实存在即合理,邮件的功能和特性至少在目前是任何即时通讯工具都无法代替的。即时通信虽然方便,但效率低,一个简单的问题要来往半天时间;虽然邮件没有即时通信方便,但可以把问题全部整合,针对性的回复,所以效率反而高些。像华为、格力、海尔等这种大型集团公司,更多的也是都使用企业邮箱的。
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