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写邮件时不应该忽略的原则和细节

来源:138企业邮箱   分类:邮箱技术研究 1238

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电子邮件是职场最基本的工作沟通形式,你或许已经习以为常。然而,如何通过邮件准确传达你的沟通意图?如何通过邮件展现你的职场礼仪与态度?如何让撰写邮件的过程更加高效简单?
这篇文章不会面面俱到,但在撰写和发送每一封邮件时,请确保你知道以下原则和细节:
1) 清楚自己此刻发这封邮件的目的,即要给谁说什么事情,期待对方看到后有怎样的回应/行动。每封邮件只针对一个主题。
2)保持语言简洁,分段清晰
一个词能讲清楚的事绝不用一句话来写。尽量不用晦涩的低频词汇,在写英文邮件时,尽量使用简单句,力求清晰、简单、准确。
字体也不要花哨,建议中文用宋体或新宋体,英文用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字,据说这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。
3)写完正文再填写收件人
(来自用户@flypig的观点)写新邮件的最佳顺序应该是:附件、正文、标题、收件人。
附件是最容易忘记的东西,所以最好先把它贴进邮件。收件人放在最后,是因为随着正文的进行,你很有可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也避免了等邮件发出去以后再加各种人进来。
4)附件也需规范命名,并在正文中被提及
如果需要发送多个附件,请在正文里提及附件的个数及附件名,并给每个附件一个简短的描述。
同时,因为附件的文件名可能会被缩略显示,所以为避免几个附件难以分辨,在命名附件时,最好将每个附件的关键词放在最开始几个字。
5)称呼外籍高管有诀窍
在外企环境中,同事间的邮件使用Dear+英文名(或中文名拼音)的方式是最为保险的。
在发邮件给外籍人士时,需要特别关注他们的特殊称谓。
在欧美国家,相比Director, VP之类的职位Title,一部分偏技术型的高管更喜欢对方称呼能够彰显他他们历或特殊身份的Title,如: DearDr. xxx, Dear Professor xxx。因此,你需要留心一下对方的签名,如果看到了Dr. 或者Professor之类的词汇,说明对方很看重这个Title,在邮件中如此称呼,可以表示足够的尊重。
如果沟通对象是日本人,你也可以在邮件开头的称呼中在姓氏后加上后缀-san(如Dear Satou-san),这相当于XX先生或XX女士,相信对方可以感受到你的诚意。
6)正文采用倒金字塔叙事法,字体勿花哨
(来自用户@flypig的观点)在正文开头,你需要用一段话或一句话概括邮件主要内容,说明你此次沟通的诉求。讲清楚“四个W 和一个H”——谁(Who)、什么(What)、何时(When)、为什么(Why)、怎么样(How)。说清楚这些,再慢慢展开、旁征博引、罗列数据、推演流程。
如果正文要讲复杂的事,建议把内容分成几个大部分,每部分再分成几个点,以重要性和紧急程度排序,以求逻辑清楚、层次清晰。同时,将重点部分加粗或高亮(highlight),最好对方只用读加粗部分就能明白邮件在说什么。
7)标题用固定格式让你事半功倍
邮件标题是为了让收件人尽量只看标题就可以对该邮件有个大体了解,确定邮件的紧急重要程度、自己需要做什么、截止时间等,所以样的标题结构或许可以帮到你:内容类别+邮件主题概括+时间+发件人。例如:【重要】【待确认】XX项目第一次会议议程_0501_肖戴维。规范的格式和醒目的关键词也便于日后检索。
8)慎重选择收件人
收件人的选择和排序需要拿捏,在你发送邮件之前,最好确认所有收件人需要此消息并且可以知道此信息。
而关于抄送和密送,知乎用户@Yanyande的解释简明易懂:我发了一封邮件给a,抄送给b,密送给c。这表明,我要告知a某件事,这封邮件a是应该要看的;我只是告知b有这封邮件,b看不看都可以;我希望c知道这件事,同时不希望ab知道我告诉了c。职场慎用密送。
在回复邮件讨论问题需要加入更多收件人的时候,可以在邮件开始处写上「+David」之类的提示,这对于原有收件人和新加进来的收件人都是尊重。
最后,很忌讳的做法,就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候,把部门或公司里的头头脑脑加入邮件。成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应。
9)在签名中加上你的LinkedIn链接
关于邮件末尾的问候语,网络上流传的说明图已经讲得非常清晰。


在移动设备上撰写的邮件多是纯文本形式,格式和排版都可很不方便阅读,此时,在签名中加上一句“Sent from my mobile device. Sorry for any typo.”就可以很得体地解决这个问题。
一封没有签名的邮件是不完整的,现在流行在签名里留上你的LinkedIn链接,一份漂亮的LinkedIn profile可以很好地展现你的职业身份,而持续增加的LinkedIn联络人也可以给你带来意想不到的商业机会。
10)可辅助利用即时通讯工具提醒对方回复邮件
发送重要邮件且需要对方尽快回复的情况下,可以选择电话提醒或发送信息,确保对方收到邮件,最好能获得对方在什么时间之前可以回复邮件的承诺。
对敏感或者机密的信息,千万记得在发送时标注confidential标记,或在发送时设置禁止转发和打印,以防止信息外泄。
掌握以上撰写邮件技巧可以帮助我们更好利用电子邮件这一沟通工具,不过,与此同时,还有一些宏观的原则可能被忽视,意识到这些,或许你可以更好地保护自己。
1)对每一封邮件负责
在发出或回复任何邮件之前,请思考:在法庭上,这封邮件会成为对我不利的证据吗?在数字时代,邮件就是所谓的“白底黑字”。就算你有天大的不满,哪怕去会议室和人大吵一架,也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。
在非常正式的商务邮件中,引用数据与资料最好标明出处,以便收件人核对。
2)邮件的归属权在于公司
你应该明白的是,在很多国家和地区的法律定义中,公司邮箱里的邮件都是公司资产。这意味着,公司有权力看你的任何一封邮件。而且,在公司的电脑上,哪怕是用个人邮箱发出的信件,都可能被定义为公司资产。
这意味着,不要用公司邮箱发不该发的东西,更严格的说法是,如果你觉得某件事不能在公司的公告牌上公布出来,就不要在邮件中提及它。
3)态度尽量温和积极
电子邮件交流时,对方只能看到文字却感受不到语气,因此,在发邮件时需要考虑收件人与自己的熟络程度、等级关系以及邮件的性质,措辞尽量妥当温和。如知乎用户@邓妍在专栏文章《电子邮件里的小心思》所提出的的例子,“我们这样做不合适”vs“你这样做不合适”,收信人的感受会明显不同。

当事情收尾的时候,会有一些可回可不回的邮件,能够回复的最好尽量回复,简短即可。这就像打电话一样,尤其是刚入职者,应该是最后挂电话的人。

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文章标签:写邮件