不要再让邮件控制你的工作时间!要让邮件为我们所用!

来源:138企业邮箱   分类: 31177

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  我给到MBA新生上的第一堂课就是关于时间管理。他们踏入教室的那一刻才是秋季开学第二天,而我已经发现他们中有些人已经疲惫不堪了。

  在我看来,这堂演讲课既是作为现实考核,也是一个喘息。他们不可能完成所有事,但却能完成重要的事。只是简单地让他们觉得能掌控自己的优先级,专注时间管理中“管理”的部分,教室里的紧张气氛就缓解了不少。


不要再让邮件控制你的工作时间!
  根据2011年的一项研究:对于员工而言,邮件无疑是让他们感到压力或者精疲力竭的主要原因之一。作者在报告里总结出邮箱收件箱本身就成为了压力与工作负荷的代名词。2012年麦肯锡的一份报告也表示员工花费了28%的工作时间回邮件、读邮件和写邮件;每位员工平均每天查收邮件70次,而其中最多次数高达一天350次。企业需要关注此问题。那些对工作时间更具掌控力的员工通常工作满意度更高。与之相反,高压往往会与较差的工作表现挂钩。


  因此,我们需要学习让邮件为我们所用,并且将其作为一种工具来重新定义执行我们的优先级。但第一步我们必须先拥有清晰的优先级。

  你的优先级是什么?

  第一件要做的事情就是列出组成你工作日一天的所有任务明细,从接电话到处理大项目。把大项目拆成小项目。例如,如果你要为你的领导写份关于如何为公司董事会聘用更多女性的报告,你或许可以先从拆分任务动手,先开始找找关于目前服务于董事会女性人数的资料,哪些人擅长为董事会聘用女性成员,以及你所在行业的优秀女性。然后根据你找到的信息写报告或者做PPT,并且在和老板的下一次会议前进一步完善它。

  一旦有了这个任务明细,你可以开始分类。斯蒂芬·柯维的时间管理矩阵是个很好的工具,按照重要性和紧急程度将任务划分为四个象限:

第一象限:紧急又重要的任务,如应对危机或严格的截止日期。
  第一象限:紧急又重要的任务,如应对危机或严格的截止日期。


  第二象限:重要不紧急的任务,如关系建立、计划与准备。

  第三象限:紧急不重要的任务,如邮件、人为打断及一些会议。

  第四象限:不紧急也不重要的任务,这就不言自明了。

  我们大多数时间都被第一和第三象限(邮件区)所占据。如果你花太多时间在第四象限,那么问题很严重,尽可能地摆脱这样的任务。然而,人们往往不太关注第二象限,这些任务需要你投入时间,或许需要安静地思考、计划下一步。除了能更好的准备这种明显的益处之外,抽离自己然后将沉浸到一个精神挑战或者前瞻性思考中才是使你真正获益的地方。

  完善你的优先级

  做明细与分类的好处是让你为做一个有意义的待做清单准备并且更好地回答这个问题:“我现在最应该做什么?”

  这样也能让你与同事在交流工作量时更高效。一旦你知道你的优先级任务是什么,就可以利用他人的成果来完善它。简单一句“我现在没时间”或许会被诠释为不屑一顾,但以优先级为框架回应需求就能开启一次对话。面临一个新项目,如果你的团队成员每个人都知道其他人的优先级,那么他们的合作将更加有效。以跨部门团队为基础的项目变得越来越普遍,所以这样开诚布公的讨论能减少很多问题。

  理解你的优先级还能帮助关乎你工作表现评估的讨论。如果在什么是你工作的优先级这一问题上你和你的主管意见不一致,那你们就需要更坦诚更频繁地沟通,不要等到你的年度总结时再做。这样的对话用每周一封的邮件就能解决,每周写一封邮件描述一下你正在做什么,你如何分配你的时间。

  用沟通策略来执行你的优先级

  当你的优先级和目标都清晰可见,你的待做清单完善并且你的时间表更像是你自己的,这时,你就可以转而关注你的邮箱。在让邮件为你所用前,有一些关于邮件的老生常谈能为你指引接下来的方向。

  影响一封邮件最重要的力量是发件人。一封未发出的邮件不需回复,而一封已发送的邮件需要收件人一系列的行动或不作为(也可以看做是一个决定)。显而易见,我们需要重新构思邮件。例如,考虑到交流的不同步,它与面对面沟通有很大区别。此外,它的沟通时间短,更像是一个信息传递系统。最后,它肯定不是我们日常沟通的最佳选择,虽然我们很多人都在这么做。比起其他任何东西,邮件是为了执行战略而部署的沟通工具,因此,有策略地沟通对于执行更广泛战略至关重要。

  考虑这种情况:我想问我三十多岁的女儿一个问题,我是要给她发封包含了备忘录和问题的邮件?这样我不会收到任何回复的。我最好是给她发个短息(或者一条SnapChat消息),要是没收到回复,再追个电话。

  当你打算发送一封工作邮件时,你也应该经历类似思考流程并且从沟通策略的角度来思考:我的邮件收件人是谁?我想要传达什么信息?我想得到什么回复?以及联系到这个收件人的最佳渠道是什么?这些问题看似分散,但彼此之间又有着密切联系。用错误的渠道发送正确的信息可能无法带给你想要的回复,而错误的信息发给正确的人也只是在浪费时间。让我们逐一讨论:收件人、信息、回复与渠道,并且如何利用这些因素来改变我们使用邮件的习惯,提声我们时间管理的能力。

  收件人

  考虑其他因素之前,先想一想你要沟通的对象。收件人列表要精确且缜密。你传递的信息这些人需要知道吗,或者你确定对方能准确地回答你的问题吗?

  你发的邮件越少,收到的回复也就越少,尤其要谨慎考虑你要抄送给哪些人。关于你们企业内部“发送”与“抄送”标准值得讨论。明确表明这些在“抄送”栏的只是为了通知信息,而不期待,也不提倡他们进入进一步讨论。这削减邮件往来的同时也免去被抄送者的回复压力。

  信息

  关于邮件有一条黄金法则:用你自己喜欢读邮件的方式写邮件。没人会对一长串内容感兴趣。像你的收件人那样,发送准确的信息,尤其是邮件标题。思考一下内容排版:把重要信息和问题放在开头,确保这些信息不会被忽视。

  渠道

  有段时间邮件盛行,它打开了一个新世界,并且创造了一种新的沟通方式。收件箱让人觉得新奇,并且“你收到一封邮件”这句话就让人兴奋、高兴。

  这样的景象早已不复存在。在你考虑邮件内容及发送对象时,也要考虑这个:到底该不该发这封邮件?邮件的问题是,按下“发送”获得的满意度只是一方面,发件人解除了关于显眼的待办任务的压力,可以转向沉浸在第二象限的计划类任务,但收件人突然就被第一或第三象限的任务打断。正如我们之前所说,失去控制会给收件人带来失控感,从而造成压力。

  或许发短信、打电话或者面对面提问聊天更有效?记住,这不是为了让你写出更好的邮件,而是管理时间与优先级。如果其他渠道沟通意味着更高效,那么你或许该想想再点击“发送”了。

  回复

  最后,明确你想要的回答。知道你的收件人都是谁,你想发送什么消息,以及希望每个收件人如何回复?

  特别作为管理者,在考虑了上述所有问题之后,你要对你的直接汇报人的担忧与优先级了然于心。或许你在周六早上很快发了封邮件,视作为对于周一的一个提醒,你的员工或许解读为必须马上处理。你就在不知不觉间毁了他们的周末,让你们的关系添加怨气并且没能给下周开个好头。所有这一切都只因为你在周六早晨咖啡时间想起来一件待办事项。这就回到了收件人、信息、渠道和回复的循环。战略性地思考你的沟通将帮助你最好的掌控时间并且优先级。

  在考虑了所有这些因素后,我们总结了以下重点:

  为他人着想。你管理着自己的优先级,你的同事亦是如此。在周五晚上六点轰炸别人邮箱之前想想这一点。

  要深思熟虑。设定你的优先级并且考虑你该怎么行动来实现它们。

  有保护意识。意识到自己的压力与注意力分散点,然后尽你所能来规避它们。当你深度投入工作时,关闭邮箱提醒。与你的团队沟通让他们知道你不看邮件的时间并且坚持自己的原则。

  作为职业人士,我们中许多人都是按照小时计价。我们因自己的专业度、识别问题的能力与制定解决方案来收钱。但当面临如何管理我们的每一天这样基本的问题时,却困惑了。

  处于这个办公节奏快、即时满足和持续访问的时代,我们在工作中和私下里能做的最重要的一件事就是后退一步。花些时间思考我们的行动和收到的反馈可以让我们最终拥有更多的时间和精力把工作做好,同时在工作之外也感觉更加快乐。

    本文首发于微信公众号:哈佛商业评论。文章内容属作者个人观点,不代表138企业邮箱立场。


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