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良好的邮件书写习惯,可以有效的提升企业的软实力

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一封邮件,也许看似简单,但其实能让人从背后了解到一个公司真正的文化基因。
工作中离不开发送邮件,但邮件并不像即时聊天工具一样随心,邮件是更正式、更书面的的交流形式,对用语,格式都有一定的要求。一个不会写邮件的职场人,专业形象将会大打折扣。
因邮件书写不规范而导致的邮件被拒收或者石沉大海而造成损失的用户比比皆是。

【主题清晰,用词规矩】
主题,往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性,在主题上可以展现的淋漓尽致。
1.标题要简洁,干练,以不超过20个字符为宜

2.标题要符合邮件正文内容

3.标题不可以空,标题可中尽可能的不要使用特殊符号或者标点符号

4.若在多次回复过程中,讨论事情发生变化,要及时更换邮件标题

 

【正文通顺,逻辑恰当】

正文是邮件的核心内容,搞定邮件内容是很重要的事情:

1.将所有内容一次说清

考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后,继续补充更新邮件。

2.正文叙述流畅,逻辑性强

如果正文很长,建议采用麦肯锡的结构化思维,结论先行。

其次,对于具体的多事项说明,建议采用1、2、3、4条理性地去总结。

3.合理对正文内容进行强调

对正文通篇强调,等于没有强调。因此,在对正文书写的时候,一定要注意克制自己强调的欲望。

只选择,你认为最重要的地方进行强调即可。

强调方式有很多,加粗,加文字背景色等。

4.慎用表情

邮件代表商务,慎重使用表情。往往一个表情,会让整个气氛轻佻起来。当然,如果很有必要这么做,也是可以的。

这里只是说慎用而已。

5.避免错别字,这是对人最起码的尊重问题。并且,在发出邮件之前,要再三检查一下,以保证万无一失。


【关于附件】

有时候,工作的需要,不得不在邮件中上传附件。但,你必须要记住:

1.附件不要过大

一般情况下,邮件附件不要超过10M,因为要考虑收件方的邮件拒收能力,防止对方接收能力太小导致的退信。

2.有附件,必须要在正文指出

倘若有附件,一定要告知收件人,有附件的存在。如:附件是XXX,请注意查收等
3.可以不使用附件即能表达清楚的事情,最好不要使用附件
因为让用户更直接的看到内容,比多点击一次才看到要有更好的用户体验和满意度。

 


【关于其他】

其它如文字大小,格式,排版,签名等,最好做到工整,美观,大方,从而给收件方良好的印象。

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